【入管調査第2部】実践編：入管から連絡が！「事前通知あり」の調査、当日の流れと完全準備マニュアル

「出入国在留管理庁ですが、〇月〇日に、在留状況の確認のため、御社へお伺いします。」 入管からこんな連絡が来たら、心臓が止まる思いかもしれません。しかし、事前に通知がある調査は、決してあなたを追い詰めるためだけのものではありません。むしろ、誠実に対応し、疑いを晴らすための「チャンス」と捉えるべきです。

この第2部では、事前通知があった場合の調査について、連絡を受けた瞬間から調査当日までの具体的なステップと心構えを解説します。

なぜ事前に連絡が？調査の目的を知る

事前に連絡がある調査は、多くの場合、以下のような目的で行われます。

• 定期的な確認：特に「特定技能」の外国人を受け入れている企業に対しては、支援計画が適切に実施されているかなどを確認するため、定期的な実地調査が行われます。これは、問題がなくても行われるものです。

• 軽微な疑義の確認：申請書類の内容について、少し確認したい点がある場合など、比較的疑いの度合いが低いケース。

いずれにせよ、入管は「事実を確認したい」だけです。慌てず、誠実に対応する準備を始めましょう。

連絡が来てから調査当日までの完全準備マニュアル

Step 1：まずは深呼吸。そして内容を正確に記録する 電話で連絡が来たら、担当者の氏名、所属、連絡先、調査の日時、目的、そして当日準備してほしい書類などを正確にメモしましょう。書面で通知が来た場合も、内容は隅々まで確認します。

Step 2：速やかに専門家へ相談する 自己判断で対応するのは非常に危険です。すぐに行政書士や弁護士など、出入国管理業務の専門家に連絡を取りましょう。専門家は、調査の意図を汲み取り、どのような書類をどう準備すればよいか、的確なアドバイスをくれます。

Step 3：指摘された書類を完璧に準備する 入管が特に重視するのは、あなたの活動を客観的に証明する書類です。一般的に、以下の書類の提出を求められることが多いです。

• 雇用関係書類：雇用契約書、雇用条件書

• 勤務実態がわかる書類：タイムカード、出勤簿

• 給与支払いの証拠：賃金台帳、給与明細

• 会社の登記事項証明書や決算書類

• 本人の業務内容がわかる資料（担当したプロジェクトの資料など）

【2024年法改正の重要ポイント】 法改正により、調査対象に「電磁的記録」が追加されました 。PC内の業務ファイルやメール、勤怠管理システムのデータなども提出を求められる可能性があることを念頭に置き、準備を進めましょう。   

Step 4：関係者と打ち合わせ・シミュレーションを行う 会社の総務担当者や直属の上司にも状況を共有し、協力を依頼します。当日の面談で、担当者からあなたや上司に対して、実際の業務内容について質問があります。食い違いがないよう、事前に事実関係を整理し、受け答えのシミュレーションをしておくと安心です。

調査当日の心構え

• 誠実な態度で：横柄な態度や嘘は禁物です。

• 聞かれたことに簡潔に答える：不要なことまで話す必要はありません。

• 不明な点は確認する：質問の意図が分からなければ、「どういう意味でしょうか？」と確認しましょう。

• 専門家を同席させる：可能であれば、依頼した専門家にも同席してもらいましょう。

まとめ：準備があなたを守る

事前通知のある調査は、いわば「開かれたテスト」です。しっかりと準備をし、誠実に対応すれば、何も恐れることはありません。

しかし、入管の調査には、もっと恐ろしいものがあります。それは、何の予告もなく、突然職員が職場に現れる「抜き打ち調査」です。 最終章となる第3部では、この緊急事態への対処法を解説します。