ビザ手続き、もうこりごり…在留資格の更新・変更をスムーズに進めるコツ

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① このようなことで困ったことはありませんか？

「在留資格の更新手続き、毎回書類が複雑で時間がかかりすぎる」「採用した外国人が、実は今の業務内容では就労できない在留資格だったことが後から判明した」。外国人雇用の担当者にとって、在留資格に関する手続きの煩雑さは大きな負担です。企業の約4分の1が「在留資格申請等の事務負担が面倒・煩雑」と回答しており 、更新を忘れてしまうと不法就労につながるリスクもあるため、常に神経を使う業務ではないでしょうか。

② このような事が原因かも？

在留資格の手続きが難しい原因は、単に書類が多いからだけではありません。入管法は専門性が高く、頻繁に改正が行われるため、常に最新の知識が求められます。また、申請には企業の事業内容や本人の学歴・職歴を詳細に説明する必要があり、審査官の裁量も関わるため「完璧な正解がない」のが実情です 。さらに、「技術・人文知識・国際業務」や「特定技能」など、資格ごとに許可される業務範囲が厳密に定められており、この理解が不十分なまま業務をさせてしまうと、企業側が「不法就労助長罪」に問われる可能性もあります。これは労務管理上の重大なコンプライアンス違反です 。

③ その解決方法とは

最も確実で効率的な解決策は、専門家の力を借りることです。在留資格の申請・更新手続きは、専門家である行政書士や、実績豊富な登録支援機関に委託することを基本方針としましょう 。専門家に依頼すれば、書類作成の負担が軽減されるだけでなく、最新の法改正にも対応でき、許可の可能性も高まります。社内で対応する場合は、外国人社員の在留カード情報を一元管理できるSaaS（クラウド型ソフトウェア）を導入し、在留期限の更新アラート機能を活用することで、更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます 。採用時には必ず在留カードの原本で就労可能範囲を確認することも、基本的ながら重要な注意点です 。

④ 原因と解決策のまとめ

原因	解決策
1. 申請書類が複雑で、何が正しいか分かりにくい	1. 専門家である行政書士や登録支援機関に手続きを委託する
2. 在留資格ごとの就労範囲の理解が不十分	2. 採用時に在留カードの原本で就労範囲を厳密に確認する
3. 在留期限の更新を忘れてしまうリスクがある	3. 在留資格管理SaaSを導入し、更新期限をシステムで管理する
4. 法改正など最新情報のキャッチアップが大変	4. 専門家と顧問契約を結び、常に最新の情報を得られる体制を築く