【勤怠管理の壁】時間に対する考え方の違いから、遅刻や早退などの勤怠トラブルが起きやすい…

「こんな困りごとありますよね。始業時間の9時を少し過ぎて、悪びれる様子もなく『おはようございます！』と笑顔で出勤してくる外国人スタッフ。交通機関の遅延なら仕方ないが、どうやらそうではないらしい。日本では『5分前行動』が美徳とされる一方、彼らの国では『9時始業は、9時から9時15分の間に来るのが普通』だったりする。文化の違いとして大目に見るべきか、チームの規律のために厳しく注意すべきか、対応に苦慮する。」

その対応、本当に悩みますよね。この問題の根源は、時間に対する感覚が、文化によって大きく異なることにあります。日本のように、時間を直線的で有限なものと捉え、一つひとつ計画通りに進める文化を**「モノクロニック文化」と呼びます。この文化では、時間厳守は他者への敬意の表れです。一方、時間をより柔軟で流動的なものと捉え、人間関係やその場の状況をスケジュールより優先する文化を「ポリクロニック文化」と呼びます。この文化圏の人々にとって、数分の遅れは大きな問題ではないのです。大切なのは、どちらが良い・悪いではなく、「私たちの職場では、こちらのルールを採用します」と明確に伝え、その理由を丁寧に説明すること**です。

効果的な解決方法

勤怠に関する不要なトラブルを避け、チームの規律と良好な人間関係を両立させるには、以下のステップが有効です。

1. 「なぜ、日本では時間厳守が重要なのか」を説明する: ただ「時間を守れ」とルールを押し付けるだけでは、反発を招くだけです。その背景にある「なぜ」を伝え、理解を促しましょう。「日本では、時間は個人のものではなく、チーム全体のものである、という考え方があります。一人が遅れると、朝礼が始められなかったり、他のメンバーがその人の仕事をカバーしたりする必要が出てきます。時間厳守は、チームメンバーへの『敬意』と『思いやり』の証なのです」と伝えることで、単なる規則ではなく、チームプレーの一環として捉えてもらいやすくなります。

2. 「就業規則」で言葉の定義を明確にする: 「常識」「当たり前」に頼らず、誰が読んでも誤解の余地がないように、言葉を明確に定義し、契約時に説明します。

   • 「始業時刻」とは：「会社の玄関を通過する時間」ではなく、「自分の持ち場で、業務を開始できる準備が整った状態になる時間」であることを、就業規則や雇用契約書に明記します。

   • 遅刻・早退・欠勤の連絡方法:「始業時刻の15分前までに、直属の上司に電話で連絡すること」など、連絡手段と期限を具体的に定めます。

3. 注意・指導のプロセスを標準化する: 感情的に叱るのではなく、国籍を問わず全員に適用される、公平で段階的な指導プロセスを確立します。

   • 1回目（初回）: 上長が、1on1で個別に、かつ穏やかに注意します。その際、上記の「なぜ時間厳守が重要か」という文化的な背景を改めて丁寧に説明し、「何か出勤が難しくなる事情はありますか？」と本人の状況にも耳を傾けます。

   • 2回目（繰り返し）: 再度1on1で、「これはチームのルールであり、あなたの評価にも関わる重要な問題です」と、少しトーンを上げて真剣に伝えます。

   • 3回目以降（改善が見られない場合）: 「始末書」の提出を求めるなど、就業規則に則った懲戒手続きへと移行します。プロセスを段階的に踏むことで、会社として真剣にこの問題を捉えているという姿勢を示します。

こうすれば解決できる！異文化対応 勤怠管理ガイド

以下の表は、時間感覚の違いから生じる勤怠トラブルを、未然に防ぎ、適切に対応するための具体的な方法をまとめたものです。

課題	文化的な背景・原因	解決アプローチ	具体的な指導・対応方法
① 悪びれずに遅刻する	・ポリクロニック文化（時間に寛容）とモノクロニック文化（時間に厳格）の違い。・「9時」という言葉の解釈が異なる。	ルールの明確化と、時間厳守の「理由」の説明	【入社時に】 ・雇用契約書で「始業時刻とは、業務を開始する時間である」と明確に定義する。 【初回の遅刻時に】 ・1on1で「日本では、時間を守ることはチームへの敬意の表明です」と、文化的な意味合いを丁寧に説明する。
② 事前連絡なく休む、または事後報告になる	・体調不良などは、休んでから連絡するのが普通、という文化もある。・連絡方法のルールを知らない。	連絡方法・期限のルール化と周知徹底	【入社時に】 ・「欠勤・遅刻の場合は、始業15分前までに上司へ電話連絡」など、具体的なルールを伝え、緊急連絡先を交換しておく。 ・バックヤード等に、ルールを多言語で掲示する。
③ 注意しても改善しない	・問題の重大さが伝わっていない。・「文化の違い」として許されると甘く考えている。	段階的な警告プロセスの確立と実行	【指導プロセス】 1. 口頭注意（穏やかに理由を説明）　 ↓ 2. 再度の口頭注意（評価への影響を示唆）　 ↓ 3. 始末書等の書面による注意　 ↓ 4. 就業規則に則った懲戒処分
④ 電車遅延などのやむを得ない遅刻	・遅延証明書の存在や提出義務を知らない。	やむを得ない場合の手続きの周知	・「公共交通機関の遅延の場合は、必ず遅延証明書をもらって提出してください。その場合は遅刻扱いにはなりません」と具体的に教える。