ビザ更新で慌てない！在留資格の期限管理と手続きのポイント

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① このようなことで困ったことはありませんか？

「気づいたら、外国人社員の在留カードの期限が目前に迫っていて、大慌てで更新手続きをした」「更新手続き中に、本人が業務に従事して良いのか分からず困った」。在留資格の期限管理は、外国人雇用の労務管理における基本中の基本ですが、日々の業務に追われる中で、つい見落としがちなポイントでもあります。

② このような事が原因かも？

在留資格の更新漏れ、いわゆる「オーバーステイ」は、本人だけでなく、雇用している企業側も「不法就労助長罪」に問われる可能性がある、極めて重大なコンプライアンス違反です 。このリスクの根本原因は、担当者の多忙さや引き継ぎ不足による、単純な管理ミスにあることがほとんどです。Excelなどで管理している場合、担当者が変わったり、管理する人数が増えたりすると、ヒューマンエラーが発生しやすくなります。また、更新申請は期限の3ヶ月前から可能ですが、審査には数週間から数ヶ月かかることもあり、ギリギリの申請では間に合わない可能性があることも、あまり知られていません。

③ その解決方法とは

確実な期限管理のためには、アナログな管理方法から脱却し、テクノロジーを活用することが最も効果的です。外国人材の労務管理に特化したSaaS（クラウド型ソフトウェア）を導入すれば、在留カードの情報を登録するだけで、更新時期が近づくと自動でアラート通知が届くよう設定できます 。これにより、担当者の記憶に頼ることなく、組織として更新漏れのリスクをゼロに近づけることが可能です。また、更新申請中の就労可否（特例期間）など、手続きに関連する複雑なルールについても、専門家である行政書士と顧問契約を結び、いつでも相談できる体制を整えておくと、安心して対応することができます。

④ 原因と解決策のまとめ

原因	解決策
1. 担当者の多忙さや管理ミスによる、更新期限の見落とし	1. 在留資格管理SaaSを導入し、更新期限をシステムで自動管理する
2. Excelなどでの属人的な管理による、引き継ぎ漏れ	2. 誰が見ても分かるように、クラウド上で情報を一元管理する
3. 更新申請にかかる期間を考慮せず、申請が遅れてしまう	3. 在留期限の3ヶ月前になったら、速やかに更新手続きに着手する
4. 更新申請中の就労可否など、専門的な知識が不足している	4. 行政書士などの専門家と顧問契約を結び、いつでも相談できる体制を整える